„Az AppVision csapatánál láttuk azt az átfogó iparági tudást és elkötelezettséget, ami elengedhetetlen a távhőszektor speciális kihívásainak megértéséhez és kezeléséhez."
- Dr. Kiss Attila, jogi és igazgatási vezető
Szombathelyi Tővhőszolgáltató Kft.
Távhő-ügyvitel a 21. században: A Szombathelyi Távhőszolgáltató Kft. útja az AppVision Kft. integrált iparági megoldásával
Ismerős az az érzés, amikor egy korábban megbízhatóan működő vállalatirányítási rendszer mára a hatékony munkavégzés és a fejlődés gátjává válik? A Szombathelyi Távhőszolgáltató Kft. (Szomtáv) nap mint nap szembesült ezzel: adott volt egy 2007-ben bevezetett ügyviteli szoftver, amellyel a tömeges számlázási folyamat akár két hetet is igénybe vett, tele manuális beavatkozásokkal és folyamatos hibalehetőségekkel. Amikor ehhez hozzáadódott az aktuális partner akadozó terméktámogatása és a NAV online adatszolgáltatásának sürgető kényszere, egyértelművé vált: a váltás nem halasztható tovább.
De hogyan lehet egy ilyen komplex problémát nemcsak megoldani, hanem lefektetni egy sokkal hatékonyabb, jövőbiztos és felhőalapú működés alapjait egy eléggé leszabályozott iparágban, mint a távhőszolgáltatás? A Szomtáv mert nagyot lépni: rábízta digitális átalakulását az AppVision szakértelmére és a Microsoft Dynamics 365 Business Centralra épülő, kifejezetten távhőszolgáltatókra szabott iparági megoldására.
Az eredmény? A korábban akár 7-8 munkanapot igénybe vevő számlázási folyamat mindössze 2-3 napra csökkent, miközben a hibák száma is minimalizálódott. Így a vállalat egy minden eddiginél integráltabb, átláthatóbb rendszerrel vághatott neki a mindennapoknak és nem utolsó sorban a stratégiai tervezésnek.
A Kiinduló Helyzet: amikor a régi rendszer már csak gátolta a fejlődést
A Szombathelyi Távhőszolgáltató Kft. 2007 óta használta a korábbi rendszert ügyviteli folyamatainak kezelésére, valamint a tömeges számlázási folyamat támogatására. Ez a rendszer egykor jól szolgálta a céget, ám az idő előrehaladtával egyre több problémát okozott, és egyre inkább a fejlődés útjában állt. A helyzet több ponton is kritikussá vált:
- A számlázás nehézségei
A legnagyobb és legégetőbb problémát a tömeges távhőszámlák kiállítása jelentette. Ez a folyamat a régi rendszerben rendkívül lassú volt, akár 7-8 munkanapot is igénybe vehetett, és tele volt manuális beavatkozási pontokkal. Ez nemcsak óriási munkaterhet rótt a kollégákra, de a hibázás lehetőségét is jelentősen megnövelte egy olyan területen, ahol a fogyasztóvédelmi szempontok miatt a pontosság kulcsfontosságú. - Elavult technológia és megszűnő támogatás
Egyre nagyobb technológiai lemaradást eredményezett, valamint a biztonsági és jogszabályi megfelelés szempontjából is komoly aggályokat vetett fel, hogy a korábbi rendszer aktuális verzióját már nem lehetett tovább fejleszteni vagy frissíteni és a korábbi partnerük sem kívánta már a régi rendszer támogatását fenntartani, inkább a csere felé terelte őket. - Jogszabályi nyomás – a NAV online adatszolgáltatás, mint utolsó csepp a pohárban
Az új rendszer bevezetésének a végső lökést a NAV online adatszolgáltatási kötelezettség és a pontos jogszabálykövetés égető szükségessége adta. A régi rendszer és a korábbi support már nem tudta garantálni a teljes körű és zökkenőmentes megfelelést.
"A NAV online számla adatszolgáltatás bevezetése volt az utolsó szög a rendszer koporsójában".
- Széttagolt folyamatok, megrekedt lehetőségek
A korábban használt vállalatirányítási rendszer korlátai miatt a munkatársak gyakran érezték úgy, hogy az nem támogatja az új ötleteket és a folyamatok optimalizálását. Emellett az iparágban általánosan jellemző a különálló rendszerek (pl. dedikált számlázó, külön könyvelőprogram) közötti manuális adatátadás, viszont a Szomtáv egy ennél jóval integráltabb, átfogóbb megoldásra vágyott, ahol az adatok zökkenőmentesen és automatikusan áramlanak a különböző területek között. - Üzembiztonsági kockázatok és elavult infrastruktúra
A régi rendszer csak egy már elavult szerveren tudott futni, melynek szoftverét nem lehetett frissíteni. Ez az idejétmúlt infrastruktúra jelentős üzembiztonsági aggályokat vetett fel. A biztonsági mentések készítése is nehézkes volt, továbbá a tesztkörnyezetek lassú kialakítása is hátráltatta a napi munkavégzést. Komoly adatbiztonsági kockázatot jelentett, hogy egy esetleges szerverprobléma esetén nem lett volna biztosított az adatok megfelelő gyorsaságú helyreállítása.
A cégvezetés tudatosan mérlegelte a helyzetet; Dr. Kiss Attila elmondása szerint közel 4-5 évig vizsgálták a lehetőségeket és halogatták a végső döntést, részben pénzügyi megfontolásból, részben pedig szerették volna alaposan feltérképezni a piacot. A fentebb részletezett okok vezettek odáig, hogy 2021-ben a Szomtávnak lépnie kellett: egy új, modern vállalatirányítási rendszer bevezetése tovább már nem várathatott magára.
- A számlázás nehézségei
A megoldás
Amikor a Szomtáv számára nyilvánvalóvá vált, hogy a régi rendszerrel már nem tudják fenntartani a hatékony működést – különösen a NAV online adatszolgáltatási kötelezettség és a megszűnő terméktámogatás miatt – és elkezdődött a tudatos útkeresés egy új, modern vállalatirányítási rendszer felé. Ez a folyamat több lépcsőből állt:
Piackutatás és iparági tapasztalatcsere: A Szomtáv vezetése jól megfontoltan kezdett neki az útkeresésnek:
"Nagyjából 4-5 évig halogattuk az új integrált rendszernek a bevezetését pénzügyi okokból is, illetve tényleg feltérképeztük a teljes piacot egy távhőszolgáltató szemével."
Ennek keretében több távhőszolgáltató céget is meglátogattak, hogy megismerjék az ott használt rendszereket és gyakorlatokat. Tapasztalataik vegyesek voltak: sok helyen elavult, akár DOS-alapú vagy különálló, manuális adatátadást igénylő rendszerekkel (pl. külön számlázó, külön könyvelőprogram) találkoztak. Számukra egyértelművé vált: ennél előremutatóbb, valóban integrált megoldásra van szükség, nem szerettek volna "visszalépni" egy olyan rendszerrel, ami nem kínál valós fejlődést a korábbihoz képest.
A piaci tapasztalatok és a belső igények alapján a pontosan meg tudták határozni, mit várnak el az új rendszertől:
- Valódi integráció: Ne különálló modulokból álljon, hanem az adatok automatikusan szinkronizálódjanak a teljes rendszerben.
- Automatizáció és hatékonyság: A cél az erőforrások csökkentése, a manuális munkafolyamatok minimalizálása és a hibalehetőségek drasztikus redukálása volt, különösen a kritikus számlázási területen.
- Biztonság és megbízhatóság: Kiemelt szempont volt a zökkenőmentes átállás, az adatmigráció biztonsága és a rendszer stabil működése, elkerülve a korábbi rossz tapasztalatokat.
- Jövőállóság és fejleszthetőség: Olyan rendszert kerestek, amely moduláris, lehetővé teszi a testreszabásokat anélkül, hogy a rendszer magja sérülne, és garantálja a folyamatos frissítési lehetőséget.
- Felhőalapú működés: A bárhonnan és bármikor történő biztonságos elérés, a saját szerverüzemeltetés költségeinek és terheinek elkerülése, valamint az adatbiztonság (Microsoft garancia) is a felhős megoldás mellett szólt.
- Költséghatékonyság: Az üzemeltetési költségek csökkentése is fontos tényező volt.
A rendszer kiválasztása: Miért a Microsoft Dynamics 365 Business Central?
A piacon elérhető rendszerek (többek között Libra, ATHOS) és az SAP vizsgálata után a Szomtáv a Microsoft Dynamics 365 Business Central mellett döntött. Az SAP-t túl nagynak és költségesnek ítélték meg a vállalat méretéhez viszonyítva. A Business Central ezzel szemben egy modern, integrált Microsoft-termék, amelynek logikája hasonló volt a korábban használt rendszerhez, de már a legkorszerűbb technológiára épül, és megfelelt a fent említett kritériumoknak.
A partner kiválasztása: Miért az AppVision?
“Az ügyfélkiszolgálás itt a legnagyobb hajtóerő, valójában nem is a szoftvert veszem meg hanem a csapatot, ami mögötte van."
A megfelelő szoftver kiválasztása csak a történet egyik fele volt; legalább ilyen fontos volt a megfelelő bevezető partner megtalálása. Miután a Business Central mellett döntöttek, olyan cégeket kerestek, akik ebben szakértők. Több tényező is az AppVision mellett szólt:
- Személyes kapcsolat és szakértelem: Ebben az iparában kiemelt jelentőségűek a személyes kapcsolatok, amik garantálják a megbízhatóságot egy adott partnerrel szemben. A személyes bizalom és a szakmai múlt döntőnek bizonyult.
- Távhőszektor-specifikus tudás és megoldás: Az AppVision nemcsak egy általános Business Central partnerként jelent meg előttük, hanem rendelkezett egy kifejezetten távhőszolgáltatókra szabott iparági megoldással és szakértelemmel. Ez óriási előnyt jelentett, hiszen így biztosítottnak látták, hogy a partner valóban érti az iparág egyedi kihívásait és folyamatait.
- Referencia: Megnyugtató volt számukra az a tény, hogy nem lennének egyedül ezzel a rendszerrel az iparágukban, mivel akkor már volt az AppVisionnek egy másik távhős partnere (Komlói Fűtőerőmű Zrt.).
- Megértés és proaktivitás: Kritikus pont volt, hogy a partner ne csak egy "kódoló cég" legyen, hanem valóban megértse az üzleti igényeket és a "miérteket". Az AppVision proaktívan tudott megoldásokat is javasolni, nem csak a leadott specifikációk alapján szerette volna elvégezni a bevezetést.
- A Szomtáv tehát egy alapos mérlegelési folyamat végén, az iparági tudást, a személyes bizalmat és a konkrét, testreszabott megoldás ígéretét előtérbe helyezve döntött az AppVision és a Microsoft Dynamics 365 Business Central mellett.
A bevezetési folyamat
A megfelelő rendszer és a tapasztalt partner kiválasztása után megkezdődhetett a tényleges munka: a Microsoft Dynamics 365 Business Central bevezetése az AppVision távhőszolgáltatói iparági megoldásával, kiegészítve a Szomtáv egyedi igényeire fejlesztett megoldásokkal.
A projekt hivatalosan 2021 novemberében vette kezdetét, a tényleges éles indulásra pedig – néhány hónapos csúszással az eredeti tervekhez képest – 2023 áprilisában került sor. Ez a nagyjából másfél éves időszak intenzív közös munkát igényelt mindkét fél részéről. A Szomtávon belül egy dedikált csapat vett részt aktívan a bevezetésben, amelynek tagjai az informatikai vezető (Dr. Kiss Attila), a főkönyvelő, a számlázásért és méréselszámolásért felelős energetikus szakember, valamint a jogi és igazgatási terület vezetője voltak.
Mint minden komplex rendszerátállásnál, a Business Central bevezetése sem volt teljesen zökkenőmentes. A két csapatnak több jelentős kihívással is meg kellett küzdenie:- Történeti adatok migrálása: Az egyik legnagyobb félelmük a történeti adatok biztonságos és pontos áttöltése volt, mivel egy korábbi, 2007-es rendszerátállás során már átéltek egy komoly adatmigrációs hibát, ami jelentős pluszmunkát eredményezett. Ezt a kockázatot most kiemelt figyelemmel és óvatossággal kezelték.
- Párhuzamos működés és tanulási folyamat: A bevezetés vége felé a legnagyobb terhelést a mindennapi operatív feladatok ellátása mellett az új rendszer tesztelése, a funkciók elsajátítása és egy ideig a két rendszer (a régi Navision és az új Business Central) párhuzamos használata jelentette, különösen a havi számlázási ciklusok során.
- Az új rendszer logikájának megértése: Kezdetben a Business Central egyes beállításainak megértése időbe telt, mire a felhasználók megismerték, hol kell keresni a hibákat vagy elvégezni a szükséges konfigurációkat. Ez a "közös felfedezés" az AppVision támogatásával zajlott.
- Belső ellenállás és változáskezelés: Nem minden munkatárs fogadta azonnali lelkesedéssel az új rendszert, ezért kiemelten fontos volt megértetni velük, hogy ez nem csupán a régi rendszer egy frissített verziója, hanem egy teljesen új alapokon működő megoldás, amihez nekik is alkalmazkodniuk kell, valamint bizonyos belső folyamatokat át is kell alakítani.
"Itt nem a régi rendszer a frissítése történik meg, hanem itt lezárunk egy régi fejezetet és nyitunk egy teljesen új lapot."
- Speciális igények és testreszabás: Voltak olyan egyedi igények – mint például a bizonylatjóváhagyó rendszer –, amelyre csak a bevezetés későbbi szakaszában derült fény: a Business Central standard funkcionalitása nem fedi le teljesen az elvárásokat. Ilyen esetekben az AppVisionnel közösen ötletelve sikerült kompromisszumos, de jól működő megoldásokat találni.
- Kommunikációs híd a szakterületek között: Néhány szakterületen az igények pontos technikai megfogalmazásának nehézsége jelentett kihívást. Itt szükség volt arra, hogy más területek (pl. Dr. Kiss Attila maga) segítsenek "lefordítani" az elvárásokat a fejlesztők felé.
Ezek a kihívások rávilágítanak, hogy egy ERP-rendszer bevezetése nem csupán technikai projekt, hanem komoly szervezeti változást is jelent, amely türelmet, rugalmasságot és szoros együttműködést igényel mind az ügyfél, mind a bevezető partner részéről.
Eredmények, jövőkép
Az AppVision távhőszolgáltatói megoldásának bevezetése a Szomtáv-nál nem csupán egy technológiai frissítést jelentett, hanem valódi, mérhető előnyökkel járt a mindennapi működésben és a stratégiai tervezésben egyaránt.
- Drámaian felgyorsult számlázás: A korábban akár két hetet (7-8+ munkanapot) is igénybe vevő tömeges számlázási folyamat mindössze 2-3 munkanapra rövidült attól a ponttól, hogy a mérőóra naplók fel vannak töltve. Ez körülbelül 50%-os időmegtakarítást jelent ebben a kritikus folyamatban.
- Automatizáltabb és pontosabb folyamatok: Jelentősen csökkent a manuális beavatkozások száma és a hibalehetőség a számlázás során. A korábban több napos munkát igénylő nyomdai adatátadás és az e-számlák XML generálásának problémái megszűntek.
- Nagyobb üzembiztonság: Az olyan folyamatok, mint a változásbejelentések kezelése, automatizáltabbá és biztonságosabbá váltak, csökkentve a manuális hibák kockázatát.
- Megbízható, integrált rendszer: Az adatok egységesen és következetesen áramlanak a rendszer moduljai között, lehetővé téve, hogy egy adott problémát több oldalról is meg lehessen közelíteni, és a változtatások mindenhol érvényesüljenek.
- A felhő minden előnye:
- Költséghatékonyság: Megszűnt a saját szerverüzemeltetéssel járó feladathalmaz, valamint a karbantartás és fenntartás költsége.
- Rugalmas elérhetőség: A rendszer bárhonnan, bármikor biztonságosan elérhető, ami különösen a mobil munkavégzés szempontjából felbecsülhetetlen.
- Adatbiztonság: A Szomtáv Kft. úgy érzi, adataik a Microsoft felhőjében nagyobb biztonságban vannak, mint korábban a helyi szervereken.
- Felhasználói élmény és fejlődő szemlélet: Bár a kezdeti tanulási fázis kihívásokkal járt, a munkatársak – különösen a korábbi rendszer logikáját ismerők – idővel megszerették az új rendszert, főként az átláthatóságot és az olyan praktikus funkciókat, mint a keresőmező. Fontos változás, hogy a kollégák elvárásai is nőttek a rendszerrel szemben, egyre inkább keresik az újabb kényelmi és egyszerűsítő funkciókat, ami a fejlődésre való nyitottságot jelzi.
Jövőkép: Újabb lehetőségek a digitális ugrás után
A sikeres átállás nem a folyamat végét, hanem egy új fejezet kezdetét jelenti a Szomtáv számára. A cég továbbra is keresi a lehetőségeket, hogy kiaknázza a Business Centralban rejlő potenciált a működés további optimalizálására:
- Szerviz modul bevezetése: Tervben van a Business Central szerviz moduljának konfigurálása és élesítése, amely a hibabejelentések és a kapcsolódó szervizfolyamatok integrált kezelését teszi majd lehetővé ezzel kiváltva a jelenleg használt külső alkalmazásokat.
- Beruházási modul integrálása: Egy másik, szintén konfigurációra váró elem a beruházási modul, amelynek bevezetése a prioritások függvényében a jövőbeli tervek között szerepel.
- Mesterséges intelligencia és mobiltechnológia kiaknázása: A Szomtáv látja a potenciált a Business Central beépített mesterséges intelligencia moduljában (pl. készletgazdálkodás, üzleti tervezés optimalizálása), valamint a mobilapplikációk szélesebb körű használatában is (pl. szerelők helyszíni munkalap-kezelése, anyagfelhasználás rögzítése, vonalkódos/NFC-s leltározás).
- Folyamatos finomhangolás és fejlődés: A cég célja a rendszer további megismerése, a benne rejlő "kényelmi funkciók" felfedezése, miközben tudatosan figyelnek arra, hogy elkerüljék a túlzott egyedi fejlesztéseket, és megőrizzék a standard rendszer frissíthetőségét és stabilitását.
Tanács
A Szombathelyi Távhőszolgáltató Kft. sikeres digitális átállása és a Microsoft Dynamics 365 Business Central bevezetése értékes tanulságokkal szolgálhat más, hasonló kihívásokkal küzdő távhőszolgáltató vállalatok számára. Dr. Kiss Attila őszintén megosztotta gondolatait és javaslatait:
Ajánlanák-e a rendszert és a partnert? "Persze, abszolút igen" – hangzott a határozott válasz. Kiemelte a Business Central integrált mivoltát, ahol a munkafolyamatok zökkenőmentesen áthatják a különböző modulokat, és egy probléma több oldalról is megközelíthetővé válik.
A partner szerepe felbecsülhetetlen: Legalább ennyire fontosnak tartja a megfelelő partner kiválasztását. Hangsúlyozta, hogy sok helyen pont a megértés és a szakértelem hiányzik.
Tanácsok hasonló átállást tervezőknek:
- Osszák meg egymással a tapasztalatokat. Dr. Kiss Attila javasolja, hogy bátran keressék fel őket, kérjenek tanácsot, ismerjék meg, hogy ők hogyan csinálták, milyen hibákat követtek el és mire érdemes figyelni, ahogy ők is tették a projekt elején:
"Mi is azért mentünk a többi távhőszolgáltatóhoz tanácsért mert arról az oldalról közelítettük meg a szoftvert, hogy a vállalattal hogyan tud együttműködni egy integrált rendszer."
- Találják meg az egyensúlyt: Fontos megtalálni azt a pontot, ahol a rendszer is képes kiszolgálni a cég egyedi igényeit, de a cég is hajlandó bizonyos mértékig idomulni a szoftver logikájához, elkerülve a túlzott testreszabást, ami a régi rendszer esetében is problémát okozott.
- A személyre szabás kulcsa a partner: A lényeg nem feltétlenül a "dobozos szoftver" minden egyes funkciójának vizsgálata, hanem az, hogy a kiválasztott partnerrel hogyan lehet a rendszert a vállalat valós igényeire formálni.
A Szomtáv története egyértelműen bizonyítja, hogy egy elavult rendszer lecserélése és egy modern, integrált vállalatirányítási platform bevezetése nemcsak a mindennapi operatív problémákra adhat hatékony választ, hanem új távlatokat is nyithat a fejlődés, a hatékonyságnövelés és a jövőbiztos működés terén. A siker kulcsa a körültekintő rendszer- és partnerválasztásban, a belső elkötelezettségben, valamint a nyílt és konstruktív együttműködésben rejlik.
Készen állsz a váltásra? Lépj kapcsolatba velünk!
Amennyiben a Te céged is hasonló kihívásokkal küzd, mint amilyenekkel a Szomtáv nézett szembe, és szeretnéd megismerni, hogyan segíthet a Microsoft Dynamics 365 Business Central és az AppVision Kft. távhőszektor-specifikus megoldása, ne habozz felvenni velünk a kapcsolatot!
Nézzük meg, hogyan tehetjük a Te céged működését is hatékonyabbá, átláthatóbbá és jövőállóbbá!